Les entreprises du BTP peuvent éditer toutes sortes de documents soumis aux règles de la facturation : mentions obligatoires, numérotation… On revient sur ces différents types de factures et sur le meilleur moyen d’éditer des documents conformes.
Qu’est-ce qu’une facture ?
La facture BTP est un document détaillé qui liste toutes les prestations réalisées ainsi que les matériaux vendus par l’entreprise.
Le caractère obligatoire de la facture
La facture inter-entreprises est obligatoire pour toutes les prestations de ventes et de services. Pour des prestations de services entre professionnels et particuliers, la facture est obligatoire sur demande du client ou au-delà de 25 €. L’obligation concerne aussi les marchandises dans le cadre de la vente à distance, ou si le client en fait la demande.
Les mentions obligatoires
La facture doit comporter des mentions obligatoires. Ce sont essentiellement les mêmes que celles du devis : date d’émission, informations sur le client, identité de l’entreprise, taux de TVA applicable… Des mentions obligatoires supplémentaires peuvent être exigées dans le cadre de demandes particulières, comme le bénéfice d’une aide financière aux travaux par exemple.
La numérotation obligatoire
Les documents de facturation doivent obligatoirement afficher un numéro unique s’inscrivant dans une suite chronologique continue et sans rupture.
La facture est un document très encadré. Tous les documents assimilés doivent respecter les exigences applicables en matière de forme et de contenu. Par exemple, un « avoir » doit comporter les mentions légales obligatoires figurant sur une facture classique. Il doit aussi se plier aux règles spécifiques de numérotation.
Les types de factures éditées dans le BTP
Pour les professionnels du BTP, il n’est pas toujours évident de jongler entre les différents types de factures. Le recours à un logiciel de facturation comme Obat est le meilleur moyen d’assurer la conformité de chaque facture, qu’il s’agisse d’une facture classique ou d’un document assimilé.
La facture d’acompte
L’acompte est une avance versée à la demande du professionnel. Le montant peut être exigé avant le début de la prestation de services, le plus souvent au moment de la validation du devis. Il s’agit généralement d’un pourcentage de la facture globale. Le montant sera ensuite déduit du reste à payer à l’issue de la prestation.
L’escompte
L’acompte ne doit pas être confondu avec l’escompte qui correspond à un taux ou à un montant de réduction appliqué sur la facture. L’escompte peut être accordé en cas de paiement anticipé, mais il n’est pas obligatoire. L’accord ou non de l’escompte pour paiement anticipé doit en revanche être mentionné sur la facture.
La facture de situation
La facture de situation, ou situation de travaux est caractéristique du secteur du BTP. Ce document permet d’échelonner les paiements en fonction de l’état d’avancement du chantier. Il s’agit de factures intermédiaires dont le montant peut être le résultat d’un pourcentage sur la facture globale, ou d’une prestation en particulier.
La facture de clôture
À l’issue des travaux, la facture de clôture précise le solde qui reste à payer. Elle reprend les différentes situations de travaux éditées tout au long du chantier. Les montants correspondants sont déduits pour obtenir le reste à payer.
La facture d’avoir
La facture d’avoir, aussi appelée note de crédit, est un document qui permet de revenir sur le contenu d’une facture sans la modifier ni la supprimer. Ces deux actions sont interdites et plus sévèrement sanctionnées depuis la loi anti-fraude à la TVA de 2018.
Alors en cas d’erreur, le professionnel doit éditer un nouveau document appelé « avoir ». La note fait office de preuve juridique sur la rectification du montant d’une facture déjà émise. Cette correction peut intervenir à la suite d’une faute de calcul, d’une mauvaise référence produit ou encore d’inexactitudes portant sur les coordonnées du client.
L’avoir peut aussi annuler une facture erronée ou qui n’a plus lieu d’être. Cela peut être utile si vous avez effectué une double facturation par mégarde ou en cas de retour de marchandise endommagée par exemple.
Facture d’avoir commerciale
L’avoir commercial n’a pas vocation à corriger une erreur, mais à fidéliser sa clientèle. Il s’agit d’un geste commercial pouvant être accordé pour des raisons multiples : un retard de livraison, une moindre qualité par rapport aux résultats attendus… La réduction sur le prix du produit ou de la prestation peut permettre de désamorcer un litige avec le client avant qu’il ne prenne des proportions plus importantes.
Facture proforma
La facture proforma a tout d’une véritable facture, mais elle n’a pas de valeur légale. Il s’agit en réalité d’une facture provisoire, une sorte de modèle ou de brouillon. Elle peut servir de support commercial pour faire part des CGV ou préparer une transaction. Elle peut ainsi permettre au client de se projeter et de mieux évaluer le coût et les conditions de la prestation.
Pour ce document, il n’est pas nécessaire de respecter la numérotation obligatoire qui s’applique à la facturation. En revanche, la mention « proforma » doit apparaître de façon claire et lisible afin que la note ne puisse pas être confondue avec une vraie facture.
Un logiciel pour éditer des documents de facturation conformes
Les factures classiques et les documents assimilés sont soumis à des règles très strictes qui s’appliquent aussi bien au contenu qu’à la forme. Cela suppose une grande vigilance pour adopter la bonne numérotation et afficher toutes les mentions obligatoires applicables. Bien entendu, éditer seul ces documents conduit à un risque d’erreur plus important.
Les entreprises du bâtiment peuvent se reposer sur des outils conçus pour les accompagner dans toutes les tâches administratives liées à leurs activités. Un logiciel de facturation dédié aux métiers du bâtiment intègre les différents formats de documents rencontrés dans ce secteur. Ils peuvent ainsi être édités plus rapidement et en toute conformité, avec un risque d’erreur et d’oubli considérablement réduit.
